FINA e-Račun
e-Račun je internetski servis za elektroničku razmjenu računa između dobavljača i kupaca te upravljanje cjelokupnim poslovnim procesom izdavanja, zaprimanja te arhiviranja računa. S korisničke strane, ovaj servis treba omogućiti brže, sigurnije i jednostavnije slanje, zaprimanje i čuvanje računa te njihovo prosljeđivanje na plaćanje.
Potencijali usluge e-Račun temelje se i na tome što se razvijaju u skladu s preporukama EU i što kao takvi trebaju biti kompatibilni sa sličnim rješenjima na inozemnom tržištu. Računom u elektroničkom obliku, kojeg svi zovemo „e-račun“, nazivamo račun koji predstavlja elektronički dokument pravno istovjetan računu na papiru i čiji se cjelokupni tijek, od izdavanja do primanja i arhiviranja, obavlja u potpunosti elektronički, baš kao što se i on sam zaprima isključivo u e-formi.
Financijska je agencija razvila servis e-Račun još 2007. godine. Sam je servis u potpunosti usklađen s preporukama EU i kao takav je kompatibilan sa sličnim rješenjima na inozemnom tržištu te je u potpunosti usklađen sa zakonskom regulativom Republike Hrvatske.
U Republici Hrvatskoj se elektronički račun prvi puta pravno izjednačio s računom na papiru, Izmjenama i dopunama Pravilnika o porezu na dodanu vrijednost 2011. godine, dok su se dodatno raspisali uvjeti izmjenom zakonske regulative 2013. godine.
Prema odredbama Zakona o porezu na dodanu vrijednost, računom se smatra račun izdan na papiru, ali i račun izdan i poslan u elektroničkom obliku, no za prihvat tako izdanog računa, treba postojati suglasnost primatelja. Bez obzira na to izdaje li se račun u elektroničkom obliku ili na papiru, mora se osigurati:
- vjerodostojnost podrijetla,
- cjelovitost sadržaja,
- čitljivost računa.
Račune u elektroničkom obliku moguće je razmjenjivati direktno, ili uz korištenje informacijskog posrednika.
Direktna razmjena računa u elektroničkom obliku podrazumijeva da dvije strane koje žele međusobno razmjenjivati račune u elektroničkom obliku moraju posjedovati bilateralni ugovor o razmjeni (EDI), ili dokument kojim se potvrđuje suglasnost zaprimanja računa u elektroničkom obliku te dogovorene kanale i protokole razmjene računa.
Naravno, jedno od najčešćih pitanja je mogućnost slanja računa u elektroničkom obliku putem e-maila. Postojeća zakonska regulativa dozvoljava slanje računa u elektroničkom obliku i e-mailom. No, valja razmisliti o koristi primjene takvog kanala za obje strane koje sudjeluju u procesu.
Prilikom korištenja metode EDI nije nužno posjedovanje digitalnih certifikata i elektroničkog potpisa, s obzirom da se EDI ugovorom i korištenjem sigurnih protokola zamjenjuje svrha potpisa.
Korištenje metode uporabe elektroničkog potpisa zahtijeva posjedovanje digitalnih certifikata. Poslovni digitalni certifikati izdaju se na kripto uređaju (Smart kartica ili USB token) na kojem se nalaze dva certifikata (normalizirani i kvalificirani). Normalizirani certifikat je autentifikacijski certifikat putem kojeg se korisnik certifikata identificira, odnosno, predstavlja nekom servisu da je to zaista on. Kvalificirani certifikat služi za potpisivanje računa naprednim elektroničkim potpisom. Korištenjem digitalnih certifikata, omogućuje se identifikacija potpisnika i potvrda vjerodostojnosti potpisanog elektroničkog zapisa te zaštita cjelovitosti računa. Elektroničkim potpisivanjem, korisnik je zaštitio cjelovitost računa, čime se dokazuje da podaci na računu nakon potpisivanja nisu mijenjani.
Napredni elektronički potpis se izrađuje korištenjem kvalificiranog certifikata i kripto uređaja kojeg posjeduje osoba koja potpisuje (potpisnik). Napredni elektronički potpis je povezan isključivo s potpisnikom, nedvojbeno identificira potpisnika i sadrži izravnu povezanost s potpisanim podacima.
Svi razmijenjeni računi u elektroničkom obliku moraju se pohraniti te korisniku i drugim nadzornim tijelima biti dostupni za cijelo vrijeme pohrane. U skladu sa Zakonom o računovodstvu, računi se moraju arhivirati na razdoblje od najmanje 11 godina, računajući od zadnjeg dana poslovne godine na koju se isti odnosi, u skladu sa Zakonom o računovodstvu. Očekuje se da će se u Republici Hrvatskoj uspostaviti i Zakonska regulativa koja će na jasnijoj generalnoj razini propisati uvjete arhiviranja dokumenata, odnosno elektroničkih dokumenata.
Korisnici koji imaju tehnološke mogućnosti za sistem integraciju imaju najveću korist u ubrzanju i pojeftinjenju poslovnih procesa u procesu fakturiranja. Time je pokriven najveći jaz u smislu povezivanja malih izdavatelja računa prema velikim korisnicima koji razmjenjuju dokumente. Mali korisnik, na njemu potpuno transparentan i jednostavan način, šalje strukturirane i standardizirane podatke u sustave velikih poduzeća koji obradom tako strukturiranih podataka ostvaruju znatne uštede u obradi računa. Korisnici spremni za integraciju koji imaju veliku količinu računa, čime im je integracija najisplativije rješenje, mogu za model razmjene koristiti razmjenu putem datoteka koje sadržavaju „n“ računa koje se potom distribuiraju primateljima, razmjenu putem web servisa i drugih dostupnih protokola za spajanje sustava koji međusobno razmjenjuju račune.
Donošenjem Direktive o elektroničkom računu u javnoj nabavi (2014/55/EU), koju su izdali Europski parlament i vijeće, s ciljem razvoja norme o elektroničkom računu, stvoreni su pravni preduvjeti za uvođenje obveznog e-Računa u Državu, kao snažna mjera za ostvarenje značajnih ušteda i optimizacije u poslovanju javnog sektora koji je danas više nego ikad pod pritiskom smanjenja troškova i povećanja efikasnosti upravljanja. Uvođenje obveznog e-Računa u Državu, osim za izdavanje računa prema Državi, potaknulo bi i razmjenu računa između poslovnih subjekta u privatnom sektoru, čime bi se ostvarile značajne uštede u cjelokupnom gospodarstvu. Postojanje obveze zaprimanja računa u elektroničkom obliku korisnicima državnog proračuna, propisat će i objaviti nadležna državna tijela.
Fina bez naknade osigurava svu potrebnu dokumentaciju te pruža podršku korisnicima u svim segmentima uvođenja e-računa u poslovanje, od tehničke podrške prilikom integracije, do pojedinačne podrške u korištenju računa.
Sve informacije vezane za servis FINA e-Račun, naći ćete na internetskoj stranci www.fina.hr/e-racun ili putem e-mail adrese e-racun@fina.hr.